Abrechenbare Zeit und realistischer Stundensatz

Ein Stundensatz, der nur „Marktgefühl“ abbildet, kann Betriebskosten und Leerzeit übersehen. Nach dem Lesen können Sie Zielumsatz, Kosten und abrechenbare Stunden zu einem Netto-Stundensatz verknüpfen, den Tagessatz ableiten und Angestelltenvergleiche als Orientierung – nicht als Gleichsetzung – einordnen. Es gibt in diesem Modell keinen voreingestellten Marktsatz.

Zielgröße: benötigter Netto-Stundensatz

Laut Rechenregel für Stundensatz Freelancer gilt:

$$\text{benötigter Netto-Stundensatz}=\frac{\text{jährliche Betriebskosten}+\text{Ziel-Vergütung vor Steuern}+\text{Risikoreserve}}{\text{abrechenbare Stunden}}.$$

Die abrechenbaren Stunden entstehen so:

$$\text{abrechenbare Stunden}=\text{verfügbare Tage}\times \text{Stunden/Tag}\times \text{abrechenbarer Anteil}.$$

Der abrechenbare Anteil (Auslastung) ist der Teil der verfügbaren Zeit, den Sie tatsächlich in Rechnung stellen. Akquise, Verwaltung, Weiterbildung und Leerzeit gehören typischerweise nicht vollständig in den Nenner der Abrechnung – sie drücken den Anteil.

Umsatzsteuer bzw. MWST liegt außerhalb dieser Netto-Kalkulation. Persönliche Netto-Ziele dürfen Sie nicht mit einem erfundenen universellen Steuersatz „hochrechnen“.

Tagessatz aus dem Stundensatz

Haben Sie einen Ziel-Stundensatz $s$ und rechnen Sie mit $h$ fakturierbaren Stunden pro Tag, ist der grobe Tagessatz:

$$\text{Tagessatz}\approx s\times h.$$

Nennen Sie $h$ als Annahme (zum Beispiel 8 oder 6 abrechenbare Stunden). Pauschale „Markttagessätze“ ohne Ihre Kosten und Ihren Anteil sind in diesem Ratgeber nicht vorgesehen – es gibt keinen voreingestellten Marktsatz.

Kostenblöcke und Reserve transparent halten

In den Zähler gehören typischerweise:

• Betriebskosten: Softwares, Versicherung, Arbeitsplatz, Fortbildung, Buchhaltung – soweit Sie sie der selbstständigen Tätigkeit zuordnen.
• Ziel-Vergütung vor Steuern: Das, was Sie als Unternehmerlohn vor persönlicher Steuer anstreben.
• Risikoreserve: Puffer für schwankende Auftragslage, Zahlungsausfälle oder unerwartete Kosten.

Doppelzählungen vermeiden: Urlaub, Krankheit und Weiterbildung nicht einmal als fehlende Tage und nochmals als Extra-Kostenblock verbuchen, ohne die Logik offenzulegen. Null abrechenbare Stunden machen die Division unmöglich – dann ist der Satz nicht definiert.

Vergleich mit Angestelltenlohn nur als Orientierung

Ein Angestellten-Brutto ist kein Freelancer-Stundensatz. Beim Angestellten tragen Arbeitgeberanteile, bezahlte Ausfälle und Infrastruktur oft andere Schultern. Wenn Sie trotzdem grob vergleichen, rechnen Sie den Angestelltenlohn über bezahlte Stunden um (etwa mit dem Stundenlohnrechner DE) und stellen Sie daneben Ihren benötigten Freelancer-Satz. Der Abstand erklärt sich oft aus Kosten, Risiko und nicht abrechenbarer Zeit – nicht aus „zu teuer“ allein.

Durchgerechnetes Beispiel

Beispielannahmen (keine Marktempfehlung):

• Jährliche Betriebskosten: 12.000,00 €
• Ziel-Vergütung vor Steuern: 48.000,00 €
• Risikoreserve: 6.000,00 €
• Verfügbare Tage: 220
• Stunden pro Tag: 8
• Abrechenbarer Anteil: 60 % (0,60)

1. Zähler: $\mathrm{12.000,00}+\mathrm{48.000,00}+\mathrm{6.000,00}=\mathrm{66.000,00}$ €.
2. Abrechenbare Stunden: $220\times 8\times \mathrm{0,60}=1.056$ Stunden.
3. Benötigter Netto-Stundensatz: $\mathrm{66.000,00}/1.056\approx \mathrm{62,50}$ €/h.
4. Tagessatz bei 8 abrechenbaren Stunden: $\mathrm{62,50}\times 8=\mathrm{500,00}$ €.
   Bei nur 6 abrechenbaren Stunden am Tag: $\mathrm{62,50}\times 6=\mathrm{375,00}$ € – dieselbe Stundenlogik, andere Tagesannahme.

Sensitivität: Sinkt der abrechenbare Anteil auf 50 %, werden die Stunden $220\times 8\times \mathrm{0,50}=880$. Der Satz steigt auf $\mathrm{66.000,00}/880=\mathrm{75,00}$ €/h. Kleine Änderungen am Anteil wirken stark – deshalb die Auslastung dokumentieren.

Ergänzend hilft der Gewinnschwellen-Rechner, Fixkosten und Deckungsbeitrag zu prüfen, wenn Sie Produkte oder Pakete neben Stunden verkaufen.

Verfügbare Tage realistisch schätzen

Die verfügbaren Tage sind selten „365 minus Wochenenden“. Ziehen Sie typischerweise ab: Wochenenden bzw. Nichtarbeitstage, Urlaub, Feiertage, Krankheitspuffer und geplante Weiterbildung – soweit sie Ihre Kapazität binden. Was Sie abziehen, müssen Sie nicht zusätzlich als Kosten im Zähler verdoppeln, wenn der Effekt bereits über weniger Tage wirkt.

Beispielannahme: 365 Kalendertage, 104 Wochenendtage, 30 Urlaubstage, 10 Feiertage auf Arbeitstage, 5 Krankheitspuffer, 6 Weiterbildungstage: $365-104-30-10-5-6=210$ verfügbare Tage. Das ist eine Planungsannahme, kein Arbeitszeitgesetz. Mit 8 Stunden/Tag und 55 % abrechenbarem Anteil: $210\times 8\times \mathrm{0,55}=924$ abrechenbare Stunden.

Sinkt die Auslastung, steigt der benötigte Satz – bei gleichen Kosten. Steigen die Kosten bei gleicher Auslastung, steigt der Satz ebenfalls. Beide Hebel sollten Sie getrennt variieren, bevor Sie einen Tagessatz nach außen kommunizieren.

MwSt und MWST nicht in denselben Topf

In Deutschland, Österreich und der Schweiz gelten unterschiedliche Umsatzsteuerregeln und Sätze. Die Netto-Stundensatzformel enthält sie nicht. Stellen Sie Angebote netto dar und weisen Sie die Steuer landesspezifisch aus – oder kalkulieren Sie Brutto explizit mit dem passenden MwSt-/USt-/MWST-Rechner. Ein „pauschal 19 % drauf“ ohne Länderkontext gehört nicht in diese Modellrechnung.

Gewinnschwelle als Ergänzung zum Stundensatz

Wenn Sie neben Stunden auch Paketpreise oder Produkte verkaufen, reicht der Stundensatz allein nicht. Der Gewinnschwellen-Rechner trennt Fixkosten und variable Stückkosten und fragt nach der Menge, ab der der Deckungsbeitrag die Fixkosten trägt. Beides zusammen: zuerst die Auslastung und den Mindeststundensatz, dann – falls nötig – die Mengenlogik für Angebote ohne reine Stundenabrechnung.

Häufige Fehler

• Einen Marktsatz übernehmen, ohne Kosten und abrechenbare Stunden zu rechnen.
• 100 % der Arbeitszeit als abrechenbar annehmen.
• Persönliches Netto mit einem erfundenen Steuersatz auf Brutto hochrechnen.
• Angestelltenlohn und Freelancer-Satz gleichsetzen.
• MwSt/MWST in den Netto-Stundensatz mischen, ohne die Steuerzeile zu trennen.

Was gilt in Österreich und der Schweiz?

Die mathematische Struktur (Kosten + Zielvergütung + Reserve) geteilt durch abrechenbare Stunden ist in DE, AT und CH dieselbe. Unterschiedlich sind Steuer-, Sozialversicherungs- und Umsatzsteuerregeln. MwSt DE, USt AT und MWST CH nicht in einer Zeile vermischen – länderspezifische Rechner nutzen. Dezimaltrennzeichen: DE/AT Komma, CH oft Punkt und CHF. Schweizer Texte oft mit „ss“; in Österreich bei Daten ggf. „Jänner“. Die Formel selbst ist keine Rechtsauskunft zur Scheinselbstständigkeit oder Pflichtversicherung.

Häufige Fragen

Wie berechne ich einen realistischen Freelancer-Stundensatz?
Addieren Sie jährliche Betriebskosten, Ziel-Vergütung vor Steuern und Risikoreserve. Teilen Sie durch verfügbare Tage $\times$ Stunden/Tag $\times$ abrechenbaren Anteil.

Was ist der abrechenbare Anteil?
Der Bruchteil der verfügbaren Zeit, den Sie in Rechnung stellen. Bei 60 % von 1.760 verfügbaren Stunden wären das 1.056 abrechenbare Stunden – in unserem Zahlenbeispiel über Tage und Stunden/Tag erzeugt.

Wie komme ich vom Stundensatz zum Tagessatz?
Multiplizieren Sie mit den fakturierbaren Stunden pro Tag. Die Stundenanzahl ist eine Annahme, kein Naturgesetz.

Welchen Marktsatz soll ich als Startwert nehmen?
In diesem Modell keinen. Es gibt keinen voreingestellten Marktsatz. Startpunkt sind Ihre Zahlen.

Darf ich den Satz mit einem Angestelltengehalt vergleichen?
Als Orientierung ja, als Gleichsetzung nein. Rechnen Sie den Angestelltenlohn in einen Stundenwert um und listen Sie die unterschiedlichen Kostenblöcke auf.

Gehört die Umsatzsteuer in den Stundensatz?
Die beschriebene Netto-Kalkulation lässt USt/MWST außen vor. Die Steuerzeile rechnen Sie landesspezifisch getrennt.

Nutzen Sie den Rechner Stundensatz Freelancer auf Rechenblick, um Kosten, Reserve und Auslastung durchzurechnen. Zum Angestelltenvergleich hilft der Stundenlohnrechner DE; für Fixkosten und Menge der Gewinnschwellen-Rechner. Ergebnisse dienen der Orientierung – Annahmen und Rundungen prüfen Sie bitte selbst.